Comunicaciones Unificadas: Los Desafíos Pendientes

Enormes han sido los cambios que, en materia de comunicaciones, se han registrado en los últimos 30 años. Sin duda, una verdadera revolución para nuestras vidas.

Basta con recordar, a comienzos de los ochentas, el gran salto digital que aquéllas experimentaron en el mundo. Luego, en la década del 90, llegó Internet dando espacio a la masificación de la web y al nacimiento de impensados océanos de información, todo en pos de la Cooperación, un concepto que tuvo su cuna en los campus universitarios.

Pero fue con el e-mail, que este vertiginoso proceso de transformaciones tuvo una de sus máximas expresiones. Las personas podían estar casi permanentemente conectadas a sus redes sociales, desde cualquier parte del planeta, pudiendo enviarse todo tipo de archivos, y quedando esas interacciones respaldadas en algún servidor.

Para el 2000, una serie de otros acontecimientos paralelos se desencadenaban estrepitosamente: la existencia de carreteras de comunicación cada vez más poderosas- en las que se podía traficar voz y video, además de datos- y nuevos servicios como la mensajería instantánea, que introdujeron el factor “disponibilidad”. Es decir, la posibilidad que tienen los usuarios de mostrar su estado para iniciar o no un diálogo On Line.

Hoy, los individuos disponen de más caminos para tomar contacto con sus redes. Ya la comunicación dejó de ser un acto de persona a persona. Instancias como facebook, blogs y wikies, han llevado la interacción a un plano donde un emisor se comunica con varios receptores al mismo tiempo. En otras palabras, las comunicaciones unificadas son una realidad en el ámbito individual.

Cabe ahora preguntarse ¿qué está pasando en las organizaciones con todo esto?

La adopción de esta nueva generación de tecnologías en las empresas ha sido un poco más lenta que lo acontecido con las personas. Un claro ejemplo de ello fue el acceso a Internet. En sus primeros años, muchas organizaciones se dieron el tiempo para analizar su real valor y contribución al trabajo, junto con su impacto en los empleados, antes de implementar su uso.

No obstante, en estos días muchas compañías se están dando cuenta que la disponibilidad de información y de las personas producen sinergias importantes para todos sus miembros y procesos, con lo que el concepto de comunicaciones unificadas va adquiriendo una mayor relevancia en ellas.

En este contexto, un trabajador no sólo puede comunicarse con una persona específica, usando para ello medios específicos, sino que también puede hacerlo con un grupo determinado de individuos de su organización. Lo anterior ya está transformado la forma de trabajar de las empresas que tienen procesos productivos, es decir, cuyo “Time to Market” es muy fuerte.

La clave del éxito radica en que todas estas tecnologías deben tomar en cuenta los procesos productivos de una organización, para así acceder de la manera más rápida y efectiva a la información y a las personas, y lograr ventajas competitivas.

Asimismo, las herramientas de la Web 2.0 pueden convertirse en un elemento real de colaboración. Por ejemplo, las personas que trabajan en el diseño de un producto, perfectamente podrían contar con un blog para interactuar, en vez de usar el e-mail, que es menos global y sinérgico. O por el contrario, podrían disponer de un Wiki, que les permitiese trabajar en un proyecto determinado, en aquellos momentos en los que realmente tengan algo que aportar.

Entonces la reinvención de las empresas es una consecuencia directa del uso de estos elementos, pero para ello es necesario invertir sobre todo en la capacitación de los miembros de una organización, con el fin de que se adapten rápidamente a esta nueva forma de hacer las cosas.

Las comunicaciones unificadas apuntan justamente a incorporar esas herramientas en las empresas, de forma tal que los procesos se mejoren y potencien. Los desafíos pendientes son reeducar al personal en el uso de ellas, para lo cual la inversión en capacitación resulta fundamental. Pero antes, es necesario sensibilizar al nivel directivo de las organizaciones que, tradicionalmente, se ha mantenido lejano al mundo tecnológico. Son ellos los que primero deben conocer los reales beneficios y ventajas de esas herramientas. Para esto, es indispensable que cuenten con el apoyo y guía de especialistas en la materia, que entiendan su negocio y necesidades, para que así les proveen las soluciones más adecuadas a su realidad.

Por Cristián Cáceres, Gerente de Negocios, Grupo Teknos

Cobertura de esta nota en Prensa:

■ Medios Escritos:
Diario Estrategia: Comunicaciones Unificadas: Los Desafíos Pendientes (Sección Columna Ejecutiva, martes 16 de junio, 2009)